Dettingen/Teck, 21.6.2013 - Die cit GmbH, Spezialist für formular- und dokument-basierte Software, zeigt zusammen mit der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt in Berlin, dass sich auch kleinere Antragsverfahren wirtschaftlich sinnvoll als E-Government-Lösung online umsetzen lassen.

 

Die Senatsverwaltung nutzt den cit intelliForm Formularserver als zentrale Plattform für E-Government unter anderem dazu, einen Online-Assistenten für den Antrag des Handwerkerparkausweises über das Internet anzubieten. Handwerker beantragen über den Online-Assistenten ganz einfach die praktische Ausnahmegenehmigung. Der Parkausweis als erfolgreiches Beispiel macht deutlich, dass E-Government auch für kleinteilige Aufgaben wirtschaftlich sehr gut genutzt werden kann.

 

Berliner Handwerkerparkausweis soll Wirtschaft fördern

 

Seit November 2012 gibt es in Berlin für Handwerker und Gewerbetreibende den sogenannten Handwerkerparkausweis. Unternehmen wird damit eine nutzerfreundliche und unbürokratische Möglichkeit angeboten, bei Auftragsarbeiten unkompliziert zu parken. Die Ausnahmegenehmigung erlaubt es Dienstleistern, im Rahmen einer Auftragstätigkeit das eigene Fahrzeug ohne Parkschein abzustellen. Ziel der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt ist es, mit dem Ausweis die Wirtschaft in der Stadt zu fördern. Damit Handwerker den Parkausweis nutzen können, muss ein Antrag bei der Straßenverkehrsbehörde gestellt werden. Bei der Umsetzung des Antragsverfahrens beschränkt sich der Berliner Senat nicht nur auf den klassischen Weg zum Amt. Die Verwaltung setzt den innovativen E-Government-Gedanken mit einem Online-Assistenten zum Ausfüllen des Antrags um. Die Web-Anwendung ist in die umfassende E-Government-Strategie der Senatsverwaltung eingebunden.

 

 

E-Government optimiert die Antragsstellung

 

Antragsverfahren müssen nicht kompliziert und arbeitsintensiv sein. Das zeigt die Berliner E-Government Strategie. Ein innovativer Online-Assistent unterstützt die Antragsteller beim Ausfüllen des Formulars im Internet. Dieser macht den Antrag für Handwerker und Dienstleister unkompliziert und einfach. Seit Umstellung des Verfahrens wurden rund 1200 Anträge beschieden. Der überwiegende Teil der Antragssteller hat dabei den Formular-Assistenten genutzt, um Zeit zu sparen und den Antrag korrekt auszufüllen. Dies zeigt, wie gerne die Nutzer solche Verbesserungen annehmen.

 

Auch die öffentliche Verwaltung kann so die Effizienz im Antrags- und Fallmanagement optimieren. Durch den Assistenten werden die Nutzer so geführt, dass nur vollständige und schlüssige Anträge entstehen. „Die Stadtbezirke haben sich sehr positiv über das neue Online-Formular geäußert, da die Qualität der Anträge über den Formularassistenten viel besser ist,“ sagt Frau Ojunsuren Ruck von der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt in Berlin. Damit erübrigen sich aufwendige Rückfragen und Bearbeitungsschleifen und der Antrag kann sehr viel schneller beschieden werden. Ein schönes Beispiel, wie E-Government Effizienz und Servicequalität gleichermaßen fördert.

 

Auch kleinere Antragsverfahren sind im E-Government sehr wirtschaftlich umsetzbar

 

Oft liegt der Fokus im E-Government auf den umfangreichen, komplexen Verfahren. Das Beispiel Handwerkerparkausweis Berlin zeigt, dass auch kleine Antragsverfahren wirtschaftlich sinnvoll umgesetzt werden können. Der cit intelliForm Formularserver dient der Senatsverwaltung in Berlin als zentrale Plattform für die Umsetzung der E-Government-Strategie. Mit dieser ausgereiften Technologie lassen sich auch kleinteilige Antragsprozesse und Formulare webbasierend umsetzen. cit intelliForm bietet dafür nicht nur einen breiten Fundus an vorgefertigten Lösungsbausteinen, sondern lernt quasi mit jedem neuen Formular dazu. So wächst die Bausteinsammlung kontinuierlich an und neue Formularlösungen können daraus einfach zusammengeklickt werden. Damit sind selbst wenige komplexe Antragsverfahren oder Verfahren mit geringen Fallzahlen wirtschaftlich umsetzbar. 

 

cit intelliForm bietet dabei ein Stufenmodell für die Umsetzung elektronischer Verfahren an. Im Fall des Handwerkerparkausweises in Berlin erfolgt die Einreichung manuell. Dabei wird der Nutzer vom Assistenten vollständig durch den Antrag geführt, damit alle Angaben vollständig und plausibel ausgefüllt sind. Anschließend wir der Antrag ausgedruckt, unterschrieben und mit Anlagen per Post eingereicht. Gerade diese einfache Stufe der Formularautomatisierung bietet sich für kleinere Verfahren aufgrund des geringen technischen Integrationsaufwandes an. Es sind keinerlei Änderungen am Fachverfahren notwendig. Der Effizienzgewinn durch eine deutlich bessere Qualität der Eingangsdaten ist beachtlich. 

 

Für Verfahren mit hohem Fall- und Datenaufkommen bietet sich eine elektronische Einreichung an. Auch hier werden die Daten mittels des Formular-Assistenten erfasst. Dann werden diese jedoch direkt in digitaler Form an das folgende Fachverfahren übermittelt. Damit werden nicht nur Laufzeiten reduziert sondern auch eine zusätzliche Datenerfassung vermieden. Für komplexe Verfahren bietet cit zudem vollständige Lösungen im Antrags- und Fallmanagement an. 

 

In beiden Stufen ist das Ergebnis gleich: Die Verwaltung wird nutzerfreundlicher und effizienter. Das schont Mitarbeiter und Bürger gleichermaßen. „Wir bieten mit der cit intelliForm Produktfamilie effiziente und nutzerfreundliche Lösungen für die Verwaltung an. Diese Lösungen sind nicht nur für umfassende Antragsverfahren sinnvoll.“, sagt Thilo Schuster, Geschäftsführer bei cit. „ Auch die vielen kleinteiligen Antragsverfahren sind mit unserer Plattform wirtschaftlich umsetzbar. Hier bietet sich ein großes Potential und gleichzeitig gelingt gerade mit den kleineren Verfahren der Einstieg besonders einfach.“

 

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