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Formularmanagement

Formulare gehören zur deutschen Leitkultur wie Gartenzwerg und Schäferhund. Vor allem im Bereich der öffentlichen Verwaltung erfolgt ein Großteil der Kommunikation mit dem Bürger über standardisierte Formulare. Der erste Schritt zum erfolgreichen E-Government ist daher, den Formularbestand in seine elektronische Form zu überführen. Mit cit intelliForm steht ein leistungsfähiges System zur Verfügung, um die Verwaltung, die Präsentation und die Übertragung elektronischer Formulare optimal zu unterstützen.

Mit Papierformularen als Vorbild – diese gibt es immerhin seit mehr als 150 Jahren – und der Allgegenwärtigkeit von Internet und Webbrowser scheint eine Einführung elektronischer Formulare ziemlich einfach. Doch, wie so oft, enthüllt die nähere Betrachtung eine gewisse Komplexität: Die eigentlichen Formulare – die Eingabefelder zum Ausfüllen – sind nur die Spitze des Eisbergs.

Für den Nutzer soll das elektronische Formular vor allem ein komfortabler Service im Internet sein: jederzeit und bequem erreichbar, einladend und einfach zu verwenden. Im Idealfall ein Vorteil sowohl für den Nutzer als auch für Sie als Anbieter.

Für Sie als Anbieter ist ein ausgefülltes Formular vor allem der Auslöser eines Geschäftsprozesses: ein Antrag, eine Meldung, eine Bestellung, die es zu bearbeiten gilt. Das elektronische Formularangebot soll nicht nur wirtschaftlich sein in Entwicklung, Pflege und Betrieb. Besonders wichtig ist das Prinzip, vom Nutzer fehlerfreie Angaben und vollständige Unterlagen zu erheben, um aufwändige Korrekturen und Rückfragen zu vermeiden. Außerdem müssen die elektronischen Formulare mit vorhandenen Geschäftsprozessen und Systemen flexibel zusammenspielen, seien diese elektronisch oder papiergebunden.

Mit cit intelliForm erfüllen wir, die cit GmbH, diese und viele andere Anforderungen. Sie können sich auf Ihr Fachgebiet konzentrieren: die eigentlichen Formularinhalte und deren Gestaltung, den Content. cit intelliForm liefert das Übrige: ausgereifte Software-Werkzeuge und clevere Funktionsbausteine, mit denen Sie alle Aufgabenbereiche im elektronischen Formularwesen – vom Entwurf über die Publikation bis zur Verarbeitung – professionell abdecken.

Aufgabenbereiche

cit intelliForm deckt folgende Aufgabenbereiche im elektronischen Formularwesen ab:

Aufgabenbereiche

Phase 1 – Entwurf   Bezeichnet die Phase der Entwicklung und Erstellung fachlicher Formulare. cit intelliForm-Formulare können unterschiedliche technische Formate haben und verschiedene Interaktionsmodelle umsetzen. Neben den (fast) klassischen PDF-Formularen, die in der Regel papiernahe Gestaltung und Interaktion aufweisen, gibt es moderne und mediengerechte, HTML-basierte Formular-Assistenten, die den Nutzer beim Ausfüllen Schritt für Schritt führen, ähnlich wie bei Software-Installationsassistenten. Zum Einsatz kommen in dieser Phase jeweils passende Software-Werkzeuge, zum Beispiel der cit intelliForm Designer, ein Formularsatzwerkzeug auf Basis von OpenOffice.org. Auch bereits vorhandene Formulare, z.B. PDF-Formulare oder HTML-Formulare aus anderen Quellen, können verwendet werden.

Phase 2 – Publikation   Bezeichnet die Bereitstellung der Online-Formulare zur Veröffentlichung auf dem cit intelliForm Server. Dessen im Webbrowser zu verwendende Verwaltungsoberfläche bietet alle Möglichkeiten, den Formularbestand zu organisieren und zu parametrisieren. Hierzu gehören unter anderem die Verwaltung von Benutzern, Mandanten und Stellen; Metadaten; Gestaltungsvorlagen; ein Formular-Pool u.v.m. Insbesondere gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die grafische und funktionale Präsentation eines Formulars sowie dessen technische Integration mit externen Systemen festzulegen.

Phase 2 endet mit der sogenannten Freischaltung eines Formulars, d.h. mit einer konkreten Konfiguration, die festlegt, mit welchen technischen und fachlichen Parametern ein bestimmtes Formular für eine bestimmte Stelle veröffentlicht werden soll.

Phase 3 – Eingabe   cit intelliForm Server dient als Laufzeitumgebung für die Bereitstellung von Formularen zur Dateneingabe im Webbrowser, für Nutzer im Internet oder im Intranet. Neben der Darstellung der verschiedenen Formularformate (siehe Phase 1) gehören hierzu auch zahlreiche Funktionen, die den Formularvorgang für den Nutzer ergänzen und vervollständigen. Diese Funktionen können unabhängig von der fachlichen Ausprägung des Formulars und unabhängig vom technischen Formularformat eingesetzt werden, z.B. das Hinzufügen von Datei-Anlagen, Zahlung und elektronische Signatur.

Phase 3 endet mit der Freigabe der eingegebenen Daten durch den Nutzer, dem sogenannten Einreichen. Hierbei entsteht, je nach Konfiguration des Vorgangs, entweder ein PDF-Dokument, das der Nutzer eigenhändig unterschreibt und auf Papier versendet („manuelles Einreichen“), und/oder ein elektronischer Falldatensatz, der zur weiteren Verarbeitung an ein externes System elektronisch weitergeleitet wird („elektronisches Einreichen“).

Phase 4 – Verarbeitung   In dieser Phase überträgt cit intelliForm Server den in Phase 3 erhobenen Falldatensatz zur weiteren Vorgangsbearbeitung an ein externes System, z.B. ein Fachverfahren oder ein Vorgangsbearbeitungssystem. Hierfür stehen offene und flexible Formate wie XML, verschiedene Übertragungsprotokolle (z.B. E‑Mail, SQL, Webservices oder OSCI) und passende Sicherungsmechanismen (z.B. SSL oder E‑Mail-Verschlüsselung) zur Verfügung. Eine automatische Datenübernahme ist auch bei Systemen ohne geeignete technische Integrationsschnittstelle möglich: hier kommen Mechanismen wie Barcodes und Tastatursteuerung zum Einsatz.