Lösungen

Das cit intelliForm Virtuelle Bauamt 2.x

Baugenehmigungsverfahren gehören zu den komplexesten Verwaltungsleistungen. 
Im internen Ablauf des Verfahrens erleichtern etablierte IT-Lösungen die elektronische Abwicklung und sind unersetzlich für die tägliche Arbeit der Baubehörde.
Schwierig wird es dann, wenn andere Akteure, die am Baugenehmigungsverfahren beteiligt sind, in die Abläufe einbezogen werden sollen. Bislang war dies nicht auf elektronischem Wege und medienbruchfrei möglich.
 

Das Virtuelle Bauamt (VBA)

Hier setzt das cit intelliForm Virtuelle Bauamt 2.x als webbasierte Kollaborations-Plattform an: Alle am Bauprojekt beteiligten Rollen haben Zugang zu einem gemeinsamen Projektraum.
Im Projektraum können alle an einem Bauantrag beteiligten Personen elektronisch kommunizieren und den Antragsprozess aktiv begleiten, erforderliche Leistungen und Dokumente bereitstellen oder ggf. nur Einsicht nehmen.
Der Projektraum des Virtuellen Bauamtes stützt sich auf XBAU 2.x, den Standard des IT-Planungsrats zur interoperablen Systemkommunikation. Mittels dieses Standards kommuniziert das externe System mit der intern genutzten Fach-Software der Bauaufsicht.

Das Virtuelle Bauamt schließt somit die Lücke in der elektronischen Kommunikation zwischen externen Rollen (Bauherrenschaft, Entwurfsverfassung, Angrenzende uvm.) und den internen Protagonisten der Baubehörde.
Darüber hinaus können externe Behörden in die Kommunikation eingebunden werden.
Mit dem Virtuellen Bauamt 2.x wird eine komplexe Verwaltungsleistung digitalisiert. Die Lösung der Firma cit dient als wichtiger Baustein zur Verwirklichung der Anforderungen des Online-Zugangs-Gesetzes (OZG).
 

Die Module des Virtuellen Bauamts

Das Virtuelle Bauamt ist modular aufgebaut, um die Bedürfnisse und Strategien von einzelnen Verwaltungen optimal zu unterstützen und eine bedarfsgerechte Beschaffung zu ermöglichen.
Es stehen folgende Module zur Verfügung:

Modul Antragstellung

Mit dem Modul "Antragstellung" wird der Weg für die elektronische Antragstellung geebnet.
Jedes Baugenehmigungsverfahren beginnt mit der Eröffnung eines virtuellen Projektraumes. Hier wird das Vorhaben durch die Antragstellenden definiert und beantragt.
Der Projektraum ist der geschützte zentrale Ort, an dem die Online-Zusammenarbeit zu einem bestimmten Bauvorhaben stattfindet.  
Die Eröffnung des Projektraumes erfolgt in der Regel durch den planenden Architekten oder Entwurfsverfasser:
Zunächst wählen die Antragstellenden das Antragsverfahren und bestimmen die konkreten Anforderungen des Vorhabens. Nun ermittelt das Virtuelle Bauamt 2.x, welche Antragsformulare und Bauvorlage-Kategorien für diese spezifische Antragstellung sinnvoll sind. Die aufgabenorientierte Benutzerführung hilft dabei, die erforderlichen Unterlagen schrittweise zusammenzustellen. 

Die Anwender können dabei alle für den Bauantrag notwendigen Formulare aus dem Projektraum direkt aufrufen.
Die assistenten-gestützten Formulare reagieren dynamisch auf den jeweiligen Fall und fragen nur die im jeweiligen Kontext erforderlichen Informationen ab. Die Eingabefelder sind ggf. mit Stammdaten des jeweiligen Nutzers oder mit Werten aus dem Projektraum (z. B. Name des Bauvorhabens) vorbelegt.
 
Andere Informationssysteme (wie z. B. Systeme zur Bereitstellung von Bebauungsplänen oder geografische Informationssysteme zum Bauort) lassen sich in diesen Ablauf einbinden.

Jede Person, die sich an der Plattform anmeldet, erhält eine Übersicht aller Projekträume, an denen sie beteiligt ist. Betritt sie nun einen ausgewählten Projektraum, erhält sie einen Überblick über den Status des Projekts und die anstehenden Aufgaben. Ändert sich der Status, wird die Person oder Behörde, die nun eine Aufgabe zu erfüllen hat, automatisch per E-Mail benachrichtigt - alle anderen Projektbeteiligten sehen die Statusänderung im Projektraum.

Sobald alle erforderlichen Unterlagen in den Projektraum eingebracht wurden, kann der Bauantrag online an die zuständige Behörde übermittelt werden - aus dem Projektraum heraus. Die Anlagen können im Baugenehmigungsverfahren direkt zur weiteren Bearbeitung übernommen werden.

Features im Modul Antragstellung

Das Modul Antragstellung ist skalierbar, es enthält folgende Features, die optional zugeschaltet werden können:

  • Kommunikationsmodul: Rückfragen, Nachforderungen der Behörde, Nachreichungen und Nachträge
  • E-Payment von Gebührenbescheiden mit epayBL, Girosolution oder PayPal
  • Einbindung von Service-Konten der Länder (wie z. B.  Servicekonto.NRW, BayernID) zur sicheren elektronischen Identifizierung
  • Elektronische Signatur und eiD-Funktion des Personalausweises
  • Bestellung von Flurkarten
  • Einbindung von Geo-Informationssystemen
  • Wechsel von Entwurfsverfasser / Wechsel von Bauherrschaft
  • Möglichkeit  der Beteiligung weiterer Rollen auf Seiten der Antragstellenden (z. B. Statiker, Bauherr, Bauleiter)
  • Bauberatung
     

Modul Behördenbeteiligung

Mit dem Modul "Behördenbeteiligung" kann die Bauaufsicht Fachbehörden und Träger öffentlicher Belange in die elektronischen Prozesse einbinden, auch wenn diese keine Anwender der Fachanwendung selbst sind. Über eine webbasierte Oberfläche lassen sich digitale Antragsunterlagen und Bauvorlagen austauschen und Stellungnahmen hierzu einholen.

Modul Nachbarschaftsbeteiligung

Über dieses Modul lässt sich der Prozess der Angrenzer- und Nachbarbeteiligungen (welche z. B. im Rahmen von beantragten Abweichungen durchzuführen sind) auf elektronische Weise abbilden.

Modul Akteneinsicht

Mit diesem Modul lässt sich eine Akteneinsicht für Personen und Institutionen mit berechtigtem Interesse realisieren.
 

Zielgruppe des Virtuellen Bauamtes 2.x

Mit dem cit intelliForm Virtuellen Bauamt 2.x wenden wir uns an Landkreise und Kommunen, die ihre Prozesse innerhalb der Bauaufsicht digitalisieren möchten.
Aufgrund des modularen Aufbaus kann dabei stufenweise vorgegangen werden: von der elektronischen Antragstellung nach OZG, der Beteiligung von Fachbehörden und TÖBs bis zur Angrenzerbeteiligung und Akteneinsicht werden die elektronischen Prozesse auf Grundlage von XBau 2.x berücksichtigt.
Der modulare Aufbau des cit Produkts Virtuelles Bauamt 2.x sichert die Skalierbarkeit der Anwendung und ihre Anpassung an spezifische Gepflogenheiten des betreffenden Bundeslandes sowie an die Erfordernisse der genehmigenden Behörde.

Für die Einführung des Virtuellen Bauamtes 2.x steht ein bewährtes, strukturiertes und konfektionierbares Vorgehensmodell zur Verfügung, welches die rechtlichen, organisatorischen und technischen Aspekte adressiert.

Gerne beraten wir Sie in Bezug auf Beschaffung und Einführung des Virtuellen Bauamtes in Ihrer Kommune. Sprechen Sie uns an.
 

Sehen Sie hier unsere Videos
zum cit intelliForm Virtuellen Bauamt 2.x

Die Produktvideos stellen das Virtuelle Bauamt aus der Sicht der unterschiedlichen am Prozess beteiligten Rollen dar. Zum jetzigen Zeitpunkt können wir die Sicht des Entwurfsverfassers und die Sicht der Baubehörde anbieten. Weitere Produktvideos sind in Entstehung. Es lohnt sich also, hier zu einem späteren Zeitpunkt nochmals vorbeizuschauen.

 

Mit dem Tablet zum Hochhaus  - Das VBA aus der Sicht des Entwurfsverfassers (Version ohne Untertitel)

 

Mit dem Tablet zum Hochhaus  - Das VBA aus der Sicht des Entwurfsverfassers (Version mit Untertiteln)

 

Das VBA aus der Sicht der Baubehörde (Version ohne Untertitel)

 

Das VBA aus der Sicht der Baubehörde (Version mit Untertiteln)