Lösungen

Virtuelles Bauamt (VBA)

Das Virtuelle Bauamt 2.0 auf Basis von cit intelliForm und XBau 2.0eine gemeinsame Plattform über die alle an einem Bauvorhaben Beteiligten elektronisch zusammenarbeiten können.

Ziel des Virtuellen Bauamts 2.0 ist es, durchgängig elektronische Antragsprozesse zwischen Entwurfsverfasser, Bauherren, Bauaufsichtsbehörde, beteiligten Fachbehörden oder Angrenzern zu schaffen. Möglich macht dies ein interoperabler und verbindlicher Kommunikationsstandard.

Baugenehmigungsverfahren gehören mit zu den komplexesten Verwaltungsleistungen. Etablierte IT-Lösungen in der Bauaufsicht erleichtern die elektronische Abwicklung und sind unersetzlich für die tägliche Arbeit der Behörden. Schwierig wird es dann, wenn andere am Baugenehmigungsverfahren beteiligte Stellen außerhalb der Bauaufsicht in die Abläufe einbezogen werden sollen. Und das elektronisch und ohne Medienbrüche.

Webbasierte Kollaboration zwischen den Beteiligten

Hier setzt das Virtuelle Bauamt 2.0 an. Es bietet allen Beteiligten einen gemeinsamen Projektraum. Dieser kommuniziert über XBau 2.0, einem Standard des IT-Planungsrats zur interoperablen Systemkommunikation, mit der Software der Bauaufsicht. So können alle an einem Bauantrag beteiligten Personen sicher elektronisch kommunizieren und Antragsprozesse durchgängig gestaltet werden.

Der Projektraum – jeder sieht nur seine Aufgaben

Der Projektraum ist der zentrale Ort, an dem die Online-Zusammenarbeit zu einem bestimmten Bauvorhaben stattfindet. Hier wird das Vorhaben durch die Antragstellenden definiert und beantragt.
Nachdem die Antragstellenden das Antragsverfahren gewählt und konkretisiert haben, ermittelt das Virtuelle Bauamt 2.0, welche Antragsformulare und Bauvorlage-Kategorien für die konkrete Antragsstellung sinnvoll sind. Die aufgabenorientierte Benutzerführung hilft dabei, die erforderlichen Unterlagen schrittweise zusammenzustellen. Die Anwender können dabei alle für den Bauantrag notwendigen Formulare aus dem Projektraum direkt aufrufen. Andere Informationssysteme (wie z. B. zur Bereitstellung von Bebauungsplänen oder geografische Informationssysteme zur Auswahl des Bauortes) lassen sich in diesen Ablauf einbinden.

 



Mit dem Tablet zum Hochhaus: Video zum virtuellen Bauamt (Version ohne Untertitel)

Aufgabenorientierte Benutzerführung

Jede Person, die sich an der Plattform anmeldet, erhält eine Übersicht aller Projekträume, an denen sie oder er beteiligt ist. Öffnet man einen Projektraum, werden dort der jeweilige Status und die anstehenden Aufgaben angezeigt. Ändert sich der Status, werden die Person oder Behörde, die nun Aufgaben zu erbringen hat, automatisch per E-Mail benachrichtigt und alle anderen Beteiligten sehen die Statusänderung im Projektraum. Der Status eines Projektraums zeigt z. B. an, ob eine Vervollständigung oder Korrektur von Antrag oder Bauvorlagen notwendig ist.

Antrag stellen

Sind alle für das Antragsverfahren erforderlichen Informationen bekannt, kann dieses online über den Projektraum gestartet werden. Die Daten werden dabei an die zuständige Behörde sicher elektronisch übermittelt. Sie können im Baugenehmigungsverfahren zur weiteren Bearbeitung übernommen werden. Liegt ein Schriftformerfordernis für das betreffende Verfahren vor, stehen unterschiedliche Wege zur Verfügung, dieses zu erfüllen: vom Mantelbogenverfahren über die Online-Ausweisfunktion bis zur qualifizierten Signatur können über Erweiterungsmodule entsprechende Verfahren eingebunden werden. Durch die Integration von Service- bzw. Bürgerkonten mit dem Virtuellen Bauamt 2.0 können weitere Synergien geschaffen werden. Auch hier stehen bereits einige fertige Integrationsmodule zur Verfügung.

Assistenten-gestützte Formulare erleichtern das Ausfüllen

Übersichtlich strukturierte assistenten-gestützte Formulare fragen die notwendigen Angaben ab. Fallbezogene Hilfestellungen erleichtern dabei die Eingabe. Zum Abschluss erzeugt die Online-Plattform eine PDF-Version zur übersichtlichen Anzeige und, bei Bedarf, zum Ausdruck der Antragsdaten.
Die assistenten-gestützten Formulare reagieren dynamisch auf den jeweiligen Fall und fragen nur die im jeweiligen Kontext erforderlichen Informationen ab. Die Eingabefelder sind ggf. mit Stammdaten des jeweiligen Nutzers oder mit Werten aus dem Projektraum (z. B. Name des Bauvorhabens) vorbelegt. Durch Auswahllisten werden einheitliche Datensätze für die Weiterverarbeitung sichergestellt. Es existieren umfangreiche Validierungsmöglichkeiten und fehlertolerante Eingabe-Ergänzungsmechanismen.

 



Mit dem Tablet zum Hochhaus: Video zum virtuellen Bauamt (Version mit Untertiteln)

Verkürzung der Bearbeitungszeiten

Die elektronische Beteiligung erstreckt sich vom Onlineantrag über den Austausch von Dokumenten und das Nachfordern weiterer Unterlagen bis hin zur Stellungnahme anderer Behörden zum konkreten Bauvorhaben. Zudem steht die Plattform auch für die anderen Phasen des Bauvorhabens zur Verfügung – so kann z. B. eine Baufertigstellung an die Bauaufsicht gemeldet werden. Die durchgängig elektronische Abwicklung und Funktionen wie z. B. automatische Benachrichtigungen und Fristüberwachungen führen automatisch zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeit.

Landesspezifische Anpassungen

Das Virtuelle Bauamt 2.0 wird bundesweit vertrieben. Landesspezifische Anpassungen der For-mulare können aufgrund der flexiblen Plattform cit intelliForm einfach durchgeführt werden. Die inhaltlichen und grafischen Anpassungen an die individuellen Anforderungen des jeweiligen Kunden sind einfach und mit wenig Aufwand umsetzbar.

Universelle Schnittstelle

Seit der IT-Planungsrat am 05.10.2017 die Standards "XBau" und "XPlanung" als verbindliche Anwendungen für den Datenaustausch im Bau- und Planungsbereich beschlossen hat, steht eine einheitliche Schnittstelle zur Integration von unterschiedlichen IT-Systemen wie Baugenehmigungsverfahren zur Verfügung. Diese Schnittstelle standardisiert den Inhalt und die Struktur der einzelnen technischen Nachrichten der Prozesse der Bauverwaltung, wodurch eine einfache und zukunftssichere Integration möglich wird. Die sichere Übertragung der XBau-Nachrichten wird durch Schnittstellen wie XTA2 gewährleistet.

Strukturierte Einführung

Für die Einführung steht ein bewährtes, strukturiertes und konfektionierbares Vorgehensmodell zur Verfügung, welches die rechtlichen, organisatorischen und technischen Aspekte adressiert. Durch einzelne Aktivitäten werden die unterschiedlichen fachlichen und technischen Bereiche in das Projekt einbezogen und alle Aspekte adressiert.

Sprechen Sie uns an – gerne beraten wir Sie bei der Gestaltung Ihres Virtuellen Bauamtes!