Für vollständige elektronische Abwicklung von E-Governmentprozessen sind nicht nur Online-Formulare und eine elektronische Antragsannahme notwendig, sondern eine sichere elektronische Zusammenarbeit aller Beteiligten während des gesamten Genehmigungsprozesses. Dies bietet das moderne und innovative Antrags- und Fallmangement-System auf Grundlage von cit intelliForm.
Informationssysteme – zum Beispiel Fachverfahren, Vorgangsbearbeitungs-, Dokumentenmanagement- und Archivsysteme – müssen sich, gemeinsam mit etablierten, auch nicht-elektronischen Prozessen, unter einer Gesamtsteuerung integrieren. Diese System- und Prozess-Integration erfolgt in einer uneinheitlichen Technologie-Landschaft und über Verwaltungsgrenzen hinweg: nicht nur zwischen Behörden, sondern auch zwischen Verwaltungsebenen und möglicherweise Staatsgrenzen. Die technische Umsetzung muss Basistechnologien nutzen und verbinden, unter anderem elektronische Signaturen und Zertifikate (pki, Public Key Infrastructure), gesicherte Telekommunikationsprotokolle der Verwaltung (z. B. osci), moderne maschinelle Verfahrensschnittstellen (Webservices) und Integration mit einem Enterprise Service Bus (ESB).
Die Lösung zum Antrags- und Fallmanagement erfüllt diese Anforderung: sie läßt sich flexibel gestalten und ist hoch anpassbar; nur so kann die Vielzahl von Verwaltungsvorgängen und beteiligten Stellen abgebildet werden. Es ist möglich, einheitliche Prozess-Blaupausen auf Landes- oder Bundesebene zentral zu modellieren; zugleich können Kommunen regionale Gegebenheiten einfach variieren und Gestaltungsspielräume nutzen.
Den Kern des Antrags- und Fallmanagements bildet die Web-basierte Kollaboration zwischen den Beteiligten: Antragsteller sowie ggf. koordinierenden und zuständigen Stellen der Verwaltung.
Um allen Beteiligten den Zugang zu den Funktionen und Aufgaben übersichtlich darzustellen, gibt es für jede Beteiligungsart virtuelle Bereiche. In diesen werden alle für den jeweiligen Fall notwendigen Statusinformationen, Aktionen, Beschreibungen, Formulare, Bescheide übersichtlich dargestellt.
Der Bereich für den Antragsteller
Der Antragsteller registriert sich an der Plattform, initiiert seinen Antrag und wickelt zunächst die Antragsformalitäten ab. Die aufgabenorientierte Benutzerführung hilft dabei, die erforderlichen Unterlagen schrittweise zusammenzustellen.
Online-Formulare und komfortable Formular-Assistenten helfen, die notwendigen Formblätter mediengerecht und fehlerfrei auszufüllen. Auch nicht-elektronische Unterlagen lassen sich früh in den Prozess integrieren.
Der Bereich für die koordinierende Stelle
Die Antragsunterlagen werden, sofern vorgesehen, einer koordinierenden Stelle als Vorgang zugestellt und von diesem geprüft. Die koordinierende Stelle kann fehlende oder falsche Unterlagen mit direkter Unterstützung des Systems nachfordern. Auch hier greift die Aufgabenorientierung.
Die Lösung ist unabhängig davon, wo die koordinierende Stelle organisatorisch angesiedelt wird. Nach Freigabe durch diese Stelle werden die zuständigen Stellen der Verwaltung in den Genehmigungsprozess einbezogen. Dies erfolgt schrittweise und optimiert, so dass möglichst viele Aktivitäten gleichzeitig ablaufen. Die einzelne zuständige Stelle erhält je nach Konfiguration die Antragsunterlagen über verschiedene Kanäle.
Bereich für die zuständige Stelle
Bei der Realisierung wurden ein Stufenmodell berücksichtigt.
Stufe 1: Beteiligung der zuständigen Stelle per gesicherter E-Mail über die virtuelle Poststelle (VPS)
Stufe 2: Beteiligung der zuständigen Stelle über die Weboberfläche der Plattform
Stufe 3: Beteiligung der ZS durch direkte Anbindung des entsprechenden Fachverfahrens über einen Integrationsbus
Die Ergebnisse (typischerweise Bescheide oder Gestattungen) können jeweils auf dem gleichen Weg zurück übertragen werden.
Jede zuständige Stelle (Kommune, Kammer, Genossenschaft) kann dabei die die Integrationstiefe selbst bestimmen.
Das Antrags- und Fallmanagementsystem steuert den Gesamtablauf bis zur abschließenden Genehmigung, überwacht Fristen und sorgt begleitend für die pünktliche Information aller Beteiligten.
Insgesamt verfolgt die Lösung einen technologieoffenen und dennoch praxisorientierten Ansatz:
Die Lösung bildet ein Dachsystem, das die Kommunikation und den Informationsfluss zwischen allen beteiligten Personen und Systemen steuert und unterstützt. Dieses Dachsystem zielt nicht darauf ab, etablierte Fachverfahren oder einzelne behördliche Prozesse abzulösen, sondern die beteiligten Stellen organisatorisch einzubinden. Eine direkte elektronische Integration ist bei der vorliegenden Lösung aber nicht verpflichtend. Die Lösung erlaubt die Integration eines breiten Spektrums von Dokument- und Formularformaten, vom bestehenden PDF-Formular über Online-Formular-Assistenten bis hin zur Integration von Dokumenten, die gescannt oder persönlich vorgelegt werden müssen.
Auf Wunsch, aber nicht verpflichtend, kann die elektronische Signatur eingesetzt werden für einen vollständig papierlosen Ablauf.
