Zusammenfassung
Mit cit docToNotes können ohne zusätzlichen Aufwand Microsoft Word-Dokumente konvertiert und in Datenbanken übernommen werden. Dabei wird die
Gliederung des Word-Dokumentes für die Aufteilung in einzelne Notes-Dokumente verwendet. Zudem können bestimmte Inhalte des Word-Dokuments automatisch in Felder von Notes-Dokumenten übernommen werden.
cit docToNotes-Doc
Sie erstellen ein Notes Dokument, dabei wird automatisch ein Word-Dokument mit erzeugt. Die Dokumentinhalte werden automatisch abgeglichen. Mehr Informationen dazu erhalten Sie hier 
Referenzen
cit docToNotes in CUPARLA
cit docToNotes bei der Stadt Reutlingen
cit docToNotes bei der dzbw
Produkt-Flyer
Wir haben einen zwei-seitigen Produktflyer als PDF zum Download für Sie bereitgelegt.
Ansprechpartner
Wenn Sie Fragen zu cit docToNotes haben oder wenn Sie an einer cit docToNotes Anwendung interessiert sind wenden Sie sich bitte an: andreas.muehl@cit.de oder
Tel: 07021/950858-65 |  | Die meisten Dokumente in einem Unternehmen werden mit Microsoft Word erstellt. Gespeichert werden diese dann meist Lokal oder auf persönlichen oder öffentlichen Netzlaufwerken. Die vorhandene Notes Infrastruktur wird nur bedingt zur Dokumentverwaltung genutzt.
Die Ursache des Problems ist einfach, sie setzten zwar Lotus Notes als Datenbank ein aber die Möglichkeiten des Notes Editors sind schnell erschöpft. Sie und ihre Mitarbeiter sind die komfortable Verarbeitung von Texten mit Microsoft Word gewohnt. Andererseits nutzen sie den Komfort von Notes Datenbanken bezüglich: Suche, Ansichtsoptionen, Zugriffsicherheit und Replikation. Word Dokumente können zwar auch an Notes Dokumente anhängt werden, die Struktur und damit viele Funktionen die ein Notes Dokument mit sich bringt, bleiben Ihnen damit jedoch verwehrt.
 Lösung
Mit cit docToNotes ist eine Anwendung mit der Sie ohne zusätzlichen Aufwand Microsoft Word-Dokumente konvertieren und in Datenbanken übernehmen können. Dabei wird die Gliederung des Word-Dokumentes verwendet. Zudem können bestimmte Inhalte des Word Dokumentes automatisch in Felder von Notes-Dokumenten übernommen werden. Dies ermöglicht z. B. eine Darstellung der Dokumente in Notes-Ansichten nach Feldinhalten wie sie im Word-Dokument bestehen.
Vorteile
Microsoft Word kann zur Erstellung von Notes-Dokumenten verwendet werden,d.h.:
- leistungsfähige Rechtschreibprüfung
- automatische Silbentrennung
- umfangreiche Gestaltungsmögichkeiten
- gute Druckwiedergabe
- gute Strukturierung der Dokumente
- Single Source für Online und Papierdokumente
- Redaktionsfunktionalität
- gute Dokument-Automatisierung (Nummerierung, Index,Inhaltsverzeichnis)
Notes kann für die Verwaltung der Dokumente verwendet werden:
- Zugriffsverwaltung
- Replikation
- Darstellung der Dokumente im Web
- Dokument-Inhalte können erschlossen werden
- aus undurchsichtigen Datenmengen werden transparente Informationseinheiten
Konvertierung der Dokumente
Typische Anwendungsbereiche
- Erstellung und Pflege von umfangreichen Dokumenten mit Microsoft Word (z. B. Betriebsanleitungen, Dokumentationen u.v.m.)
- Erstellung und Pflege von Dokumenten mit hohem Anspruch an Formatierung und Druckwiedergabe
- Gemeinsame Nutzung umfangreicher Dokumentbestände von mehreren Mitarbeitern, auch Offline
Technologie
Während der Konvertierung der Word Dokumente zu Notes Dokumenten, wird das Word-Dokument eingelesen und intern zunächst in ein XML-Zwischenformat umgewandelt. Aus dem XML-Zwischendokument werden verschiedene Informationen ausgelesen. Unter anderem werden die Gliederung des Word-Dokuments, Textmarken und benannte Link-Anker sowie die Dokumenteigenschaften in das Notes-Dokument übertragen. Anschließend wird das XML-Zwischendokument in ein Notes-Dokument umgewandelt (Notes-Rich-Text kompatibel) und gemäß der Gliederung im Notes-Dokument in Rich-Text Feldern gespeichert. Hierbei werden die Formatierungsmöglichkeiten von Lotus Notes berücksichtigt. Ggf. werden werden Formatierungen nachgebildet, z. B. gegliederte Absatznummerierungen, Sonderzeichen und Tabellen. Der formatierte Inhalt steht somit direkt im Notes-Dokument zur Verfügung. |