Zusammenfassung
cit intelliForm Spaces
- Konfigurierbare Plattform zur elektronischen Unterstützung von Geschäftsprozessen
- Basiskomponente zur Erstellung von eGovernment-Applikationen.
cit intelliForm Server und cit intelliForm Spaces
cit intelliForm Spaces ergänzt die cit intelliForm Server Plattform um die Funktionalität einer Genehmigungsplattform.
cit intelliForm Spaces ist jedoch auch ohne Volllizenz eines cit intelliForm Servers einsetzbar.
EU-
Dienstleistungsrichtlinie
auf Basisi von cit intelliForm Spaces umgesetzt
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Typische Anwendungsbereiche:
- Prozesse, die bisher nicht elektronisch unterstützt werden
- Prozesse im Umfeld vorhandener Fachverfahren, die von diesen nicht direkt unterstützt werden oder für einen Teil der Akteure nicht zugänglich sind
- Prozesse, in denen die Plattform zwischen verschiedenen Fachverfahren aus unterschiedlichen Fachbereichen vermittelt
- Prozesse, in denen Medienbrüche auftreten, z.B. wegen Hauspost oder Fax, die die Plattform überbrücken kann
- Prozesse, für die eine Entwicklung von Fachverfahren auf herkömmlichem Weg zu aufwändig ist
Whitepaper
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Kontakt:
andreas.muehl@cit.de
Tel: 07021/95085865
Referenzen
Stadt Stuttgart
Datenzentrale Baden-Württemberg
MFG Stuttgart
Brandenburgischer IT-Dienstleister
|  | Geschäftsprozesse bestehen aus gesteuerter Kommunikation und einer Folge von Schritten, die von den am Prozess beteiligten Personen ausgeführt werden. Solche Prozesse können zum Beispiel über eine Antragstellung ausgelöst und im Rahmen der Vorgangsbearbeitung fortgeführt und abgeschlossen werden.
Viele dieser Prozesse sind individuell und es gibt häufig kein passendes Fachverfahren, das die jeweiligen Prozessketten so abbildet wie es notwendig wäre. So passen sich die Prozesse entweder den Softwarelösungen an oder Sie können nach wie vor nicht elektronisch abgebildet werden.
 Lösung
cit intelliForm Spaces ist eine Webanwendung, die Anwenderinnen und Anwender beim Abwickeln von Geschäftsprozessen (wie z.B. Genehmigungsprozessen) elektronisch unterstützt.
Dabei können die individuellen Kommunikationsszenarien mandantenspezifisch abgebildet werden. Die Flexibilität der Plattform ermöglicht ein einfaches Customizing der Anwendung. Ein Mal gestaltete Szenarien können dupliziert und individuell abgewandelt werden.
Die Plattform unterstützt und steuert die jeweiligen Geschäftsprozesse unter anderem durch:
- komfortable Dateneingabe (Formular-Assistenten)
- automatische Verfolgung von Prozessschritten
- automatische Verfolgung von Zuständigkeiten
- automatische Verfolgung von Terminen
- gemeinsame Dokumentablage (für die jeweils beteiligeten Personen)
- individuelle Aufgabenlisten
- automatische prozessgestützte Kommunikation (z.B. E-Mail-Benachrichtigung oder vorlagengesteuerte Anschreiben und Bescheide).
Alle Funktionen sind dabei für den Anwender in einer einheitlichen Oberfläche mit Datei- und Ordnerablage im Webbrowser zusammengeführt.
Projektkomponente oder Entwicklungsplattform
cit intelliForm Spaces ist in zwei Ausprägungen erhältlich.
Zum einen als cit intelliForm Spaces Runtime (Laufzeitumgebung) für ein oder mehrere Projekte. Die Runtime ist im cit intelliForm Server ab Version 2007 integriert und wird pro Projektraum (Space-Template) lizensiert.
Die Vollversion, das cit intelliForm Spaces SDK (Software development Kit) ermöglicht es Ihnen, in Verbindung mit einem Workshop die Plattform zu customizen, d.h. eigene Projekträume zu erstellen, vorhandene zu duplizieren und somit beliebige Anwendungen auf Basis der Plattform zu entwickeln.
Customizing
Die Plattform ist ein universelles Werkzeug, das die oben genannten und viele weitere Funktionen als Baukasten anbietet. Eine konkrete Lösung für eine definierte Problemstellung (z.B. Ausstellung von Bewohnerparkausweisen, Dienstreisegenehmigungen oder Bauantragstellung und -genehmigungen) lässt sich von einem Systemintegrator aus den Funktionen des Baukastens zusammensetzen (Customizing).
Mandantenfähigkeit
Wie cit intelliForm Server Professional, so ist auch cit intelliForm Spaces mandantenfähig. D.h. Sie kann jeweils gleichzeitig:
- eine einzelne Anwendung (z.B. ein Dienstreiseverfahren) für verschiedene Mandanten und
- verschiedene Anwendungen für den selben Mandanten anbieten.
Elemente und Komponenten
Komfortable Wege der Dateneingabe (Input Management):
- Ausfüllassistenten / Formularassistenten: Klare Benutzerführung beim Ausfüllen des Formulars, barrierefrei und mit kontextbezogener Hilfefunktion. Die Assistenten basieren auf HTML-Technologie und sind auch für mobile Eingabegeräte (PDAs) geeignet.
- PDF-Formulare sind PDF-Dokumente, die mit Formularfeldern ausgerüstet sind. PDF-Formulare lassen sich im Adobe Reader öffnen, ausfüllen und ausdrucken. Daten- und Formatprüfungen (z.B. Mailadresse, Bankleitzahl, Datum) erfolgen direkt bei der Eingabe im PDF-Formular. Ein solches PDF-Formular lässt sich in die Weboberfläche nahtlos integrieren und mit den erweiterten Funktionen der Dateneingabe (siehe unten) verbinden.
- Freie HTML- bzw. XHTML-Formulare lassen sich auch ohne Assistenten-Funktionen erstellen und integrieren. Die erweiterten Funktionen der Dateneingabe (z.B. Speichern, Anhänge, Signatur, siehe unten) stehen für sie ebenso zu Verfügung wie bei Formular-Assistenten und PDF-Formularen.
- Einfache, besonders schnelle Eingabedialoge können während eines Prozessschritts direkt in der gemeinsamen Weboberfläche (Datei- und Ordnerablage im Webbrowser, siehe unten) aufgerufen werden.
Die verschiedenen Eingabetechniken können, auch innerhalb eines Prozesses, kombiniert werden, d.h. zu jedem Prozessschritt kann im Rahmen des Customizing das jeweils passende Eingabemedium gewählt werden. Ziel ist es, alle Eingaben in allen Prozessschritten zugleich benutzergerecht und technisch so zu erheben, dass sie den weiteren Prozess steuern können.
Erweiterte Funktionen zur Dateneingabe, die je nach Prozessschritt zugeschaltet werden können:
- Anlagen (Attachments), die der Anwender hochladen kann, z.B. Pläne oder andere elektronische Dokumente, die zum Vorgang gehören, jedoch nicht innerhalb der Plattform erstellt werden. Solche Anlagen können in der Vorgangsakte (in der gemeinsamen Datei- und Ordnerablage) gespeichert oder in den folgenden Prozessschritten automatisch an angeschlossene Systeme weitergeleitet werden. Anlagen können automatisch auf Viren geprüft werden.
- Fax-Anlagen, über die ein Anwender z.B. Quittungen oder Nachweise per Fax an die Plattform senden kann. Das Fax ersetzt hier einen Scanner (der oftmals nicht vorhanden, umständlich zu benutzen oder unpraktisch konfiguriert ist) und erlaubt die direkte, medienbruchfreie Zuordnung von Papierdokumenten, auch mehrseitig, zu einem Prozess.
- Zwischenspeichern zum Unterbrechen, womit ein Anwender die laufende Dateneingabe (z.B. einen teilweise durchlaufenen Formular-Assistenten oder ein teilweise ausgefülltes PDF-Formular) unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen kann. Die bereits eingegebenen Daten werden hierbei auf dem PC des Anwenders abgelegt.
- Speichern als Vorlage, womit der Anwender einen Vorgang auf seinem PC so speichern kann, dass bereits eingegebene Daten bei einem späteren Vorgang wieder verfügbar sind (z.B. für regelmäßige Folgeanträge, ähnlich wie eine Überweisungsvorlage im Online-Banking).
- Elektronische Signatur der in einem Prozessschritt erhobenen Daten. Hiermit lassen sich Vorgänge rechtssicher vollständig elektronisch abbilden. Verschiedene Signaturanwendungskomponenten sind integriert, unter anderem SignCubes OPENLiMiT und procilon ProINFORM (SecCommerce). Über eine definierte Integrationsschnittstelle lassen sich im Rahmen des Customizing andere Signaturanwendungskomponenten integrieren.
- E-Payment, womit ein Anwender die Möglichkeit erhält, Vorgänge direkt online zu bezahlen. Die Plattform vermittelt den Benutzer zum externen Bezahlsystem und erwartet dessen Zahlungsbestätigung. Verschiedene Bezahlsysteme sind integriert, unter anderem T-Pay (Deutsche Telekom). Über eine definierte Integrationsschnittstelle lassen sich im Rahmen des Customizing andere Bezahlsysteme integrieren.
- Formularvorbelegung mit Benutzer- oder Prozessdaten, sofern der Benutzer am System angemeldet ist oder sich in einem laufenden Prozess befindet. Eine solche Vorbelegung ist für alle Eingabemedien (Formular-Assistent, PDF-Formular, HTML-Formular) in einheitlicher Weise möglich.
Flexible Wege der Datenausgabe (Output Management) für die Anzeige und den Versand von Vorgangsdaten als Dokumente und für deren Weiterleitung an andere Systeme (z.B. E-Mail, Druck, Archiv):
- Visualisierung als PDF-Formular mit festem Layout und fest platzierten, befüllbaren Feldern. Solche PDF-Formulare können serverseitig vollautomatisch ohne Fremdkomponenten mit Daten befüllt werden. Ein PDF-Formular kann gleichzeitig als Ausgabemedium und als Eingabemedium dienen (siehe Punkt zu Input Management). Einsatz finden solche PDF-Formulare auch in Fällen, in denen ein Anwender Daten zunächst über einen Formular-Assistenten eingibt, aus welchen später im Prozess automatisch ein Vordruck in amtlich vorgegebener Form erzeugt wird. Es gibt verschiedene Zusatzfunktionen, unter anderem für das dynamische Zusammensetzen von Einzeldokumenten zu einem Gesamtdokument (z.B. ein Mantelbogen mit Beiblättern für bestimmte Fälle, auch mit wiederholten Beiblättern), für das Einfügen verschiedener Barcodes (auch 2D), für den Schutz von Feldern, für den Passwortschutz des erzeugten PDF-Dokuments und viele mehr.
- Visualisierung als Textdokument mit flexibler Positionierung und Seitenaufteilung. Textdokumentvorlagen enthalten neben einfachen Platzhaltern (z.B. für Text- und Datumsausgaben) Anweisungen für bedingte Passagen und wiederholte Elemente. Hiermit lassen sich prozessgesteuert zum Beispiel komplexe Bescheide, Briefe mit fallspezifisch vorbereiteten Autotexten oder Bestandsauszüge in optisch ansprechender Form erzeugen. Wie bei PDF-Formularen erfolgt die Dokumentgenerierung (d.h. die Erzeugung eines versandfertigen Dokuments aus Vorgangsdaten plus Dokumentvorlage) automatisch auf dem Server. Die Ausgabe erfolgt wahlweise als PDF-Dokument oder als Word-Dokument, so dass das erzeugte Dokument (bei Bedarf und sofern vorgesehen) vom Anwender nachbearbeitet werden kann.
- Visualisierung mittels XML. Alle Prozessdaten werden, soweit möglich, in XML-Form repräsentiert oder sind in XML-Form zugänglich. Somit stehen XML-Methoden wie XSLT oder XSL-FO zur Darstellung und Druckaufbereitung zur Verfügung.
Natürlich ist auch eine Datenausgabe in technischer Form möglich.
Weitere Elemente sind u.a.:
- Integrationsschnittstellen zur Datenübergabe
- Integrationsschnittstellen zur Datenannahme
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andreas.muehl@cit.de
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