Zusammenfassung
Nur strukturierte Informationsbestände lassen sich sinnvoll erschließen. Eine effiziente Möglichkeit zur Strukturierung ist XML. XML beschreibt Inhalte, Metadaten und Protokolle. Es macht Dokumente transparent.
XML ist die technische Grundlage für qualitativ hochwertige, vernetzte und verfügbare Informationseinheiten. XML-basierte Informationseinheiten können im Informationsmanagement eine aktive Rolle spielen.
Topic Maps können unterschiedliche Informationsbestände logisch miteinander verknüpfen.
» XML kann viel zu einem erfolgreichen Wissensmanagement-Prozess beitragen. Doch XML ist eine Basistechnologie und kein Allheilmittel.
Autor
Jochen Schwarze
Entwicklungsleiter der cit
Quelle:
Jochen Schwarze, Wissensmanagement und XML. Erschienen in wissensmanagement - Das Magazin für Führungskräfte, Heft 4 Juli 2001, ISSN 1438-4426. Copyright © 2001 doculine Verlags-GmbH Reutlingen, mit freundlicher Genehmigung
Glossar
Die wichtisgten in diesem Text verwendeten Fachbegriff und Abkürzung finden Sie in unserem Glossar erklärt 
|  | Die Rolle der Technologie im Wissensmanagement ist nicht einfach einzuschätzen. Wissensmanagement ist unstrittig keine reine Technologiefrage - zum Themenfeld gehören die Betrachtung von Geschäftsprozessen, Fragen der Unternehmenskultur sowie soziale und psychologische Aspekte. Dennoch sind technische Systeme essenzielle und oftmals katalytische Bausteine des Gesamtprozesses.
Die Geister scheiden sich, ob man aus rein technologischer Sicht überhaupt von Wissensmanagement sprechen kann oder ob hier vielmehr der Begriff 'Informationsmanagement' als technologische Grundlage des Wissensmanagements angebracht ist.
Zur technowledgy, so die pointierte englische Bezeichnung für Technologiekomponenten rund ums Wissensmanagement, gehören vor allem Softwaresysteme für Dokumentenmanagement, Unified Messaging, Workflow/Collaboration/Groupware, Search/Retrieval und viele mehr. Doch selbst mit den besten technischen Mitteln können unstrukturierte Informationsbestände nicht sinnvoll erschlossen werden.
 Was ist XML?
XML ist ein universeller Standard für die Beschreibung strukturierter Information und somit Grundlage für ein nachhaltiges Informationsmanagement. XML findet Anwendung bei den zentralen Aspekten des Informationsmanagements:
Erfassung und Archivierung von Dokumenten (Texte, Grafiken, …)
Austausch und Transport von Daten
Publikation und Benutzerinteraktion mit Information
Der Einsatz von XML erleichtert die Implementierung und Integration von Softwaresystemen erheblich. Synergie-Effekte haben XML zu einer beispiellosen Verbreitung und Akzeptanz verholfen.
XML ist vom Prinzip her ein Dateiformat; als Oberbegriff subsumiert es eine Methodik sowie zahlreiche Technologiekomponenten. XML ist aber keine Software und ersetzt insbesondere nicht eine Datenbank oder ein Dokumentenmanagement-System. Vielmehr bieten DM-Systeme zunehmend XML-basierte Schnittstellen zum Datenbestand an.
XML und Informationsmanagement
In der Praxis werden mit XML unterschiedliche Arten von Information beschrieben:
Inhalte - Hierzu gehören im weitesten Sinne visualisierbare Dokumente, z. B. Texte (Technische Dokumentation, Fachartikel, Dokumente der Unternehmenskommunikation), Grafiken (SVG) oder wissenschaftliche Formeln (Chemie, Mathematik). Aus Sicht des Informationsmanagements besitzen XML-kodierte Informationseinheiten prinzipiell eine höhere (formale) Qualität; sie können vielfältig genutzt werden und stellen einen längerfristigen Wert dar als traditionell kodierte Inhalte (z. B. Office-Dokumente)
Metadaten - Dies sind Daten, die Informationseinheiten katalogisieren und Zusammenhänge zwischen diesen Einheiten beschreiben. Hierzu eignen sich die XML-Standards RDF und Topic Maps. Aus Sicht des Informationsmanagements sorgen diese Techniken für die Auffindbarkeit und Vernetzung von Informationseinheiten; der XML-Ansatz ist hier flexibler als traditionelle Verschlagwortung oder relationale Datenbankmodellierung.
Protokolle - XML-basierte Schnittstellen schaffen Brücken zwischen Systemen, die ursprünglich nicht für eine direkte Integration vorbereitet sind (Import/Export/Messaging/Integration/Reconciliation). Typisch ist eine relativ lose Kopplung über flexible Schnittstellen und etablierte Netzwerkprotokolle. Die Kombination von HTTP und XML wird zunehmend eingesetzt für die Middleware-Integration. Aus Sicht des Informationsmanagements ermöglichen diese Verfahren eine technische Erschließung verteilter und heterogener Informationsbestände.
XML ist also die technische Grundlage für qualitativ hochwertige, vernetzte und verfügbare Informationseinheiten - Katalysator für ein erfolgreiches Wissensmanagement.
XML für Text und Grafik
Die dot.doc Economy
Wir leben in einer dot.doc Economy: Wesentliche Anteile des Unternehmenswissens und ?gedächtnisses sind in Office-Dokumenten verborgen. In einer schönen neuen Welt wären typische Unternehmensdokumente wie Sitzungsprotokolle, Präsentationen, Beschlussvorlagen, Projekttagebücher, Produktunterlagen etc. strukturiert in Datenbanken abgelegt, verschlagwortet, der Inhalt im Ganzen oder in Teilen bedarfsgerecht zugreifbar, selektierbar, rekombinierbar und medienneutral publizierbar.
Wirtschaftlich sinnvoll und leistbar ist dies bisher nur in Einzelfällen (z. B. im Bereich organisatorisch und inhaltlich anspruchsvoller technischer Dokumentation). In der typischen Unternehmenskommunikation kann man sich in den wenigsten Fällen dem Sog der Ad-hoc-Prozesse auf Basis populärer E-Mail- und Office-Programme entziehen. Ein Ersatz der vertrauten Office-Lösungen durch rein XML-basierte Software ist - aus heutiger Sicht - nahezu utopisch.
Einer der Faktoren für erfolgreiches Informationsmanagement ist es daher, Inhalte aus Office-Dokumenten (insbesondere Microsoft Word) für den nachfolgenden Workflow zu erschließen, ohne jedoch den Anwender direkt mit der XML-Thematik zu konfrontieren. Nicht in jedem Anwendungsfall ist dies optimal möglich, jedoch bieten geeignete Softwaresysteme auf XML-Basis auch hierfür Lösungen an.
Inhalte, die in einem traditionellen Anwendungsprogramm - ohne XML - erstellt werden, sind normalerweise fixiert auf eben dieses Anwendungsprogramm, auf genau eine Art der Publikation (z. B. DIN A4-Papier) und auf genau eine Art von Konsument (nämlich den Leser). Bereits beim Austausch zwischen ähnlichen Anwendungsprogrammen (z. B. Office-Anwendungen oder Illustrationsprogramme verschiedener Hersteller) entstehen Reibungsverluste; auch Formate wie PDF befreien ein Dokument nicht von seiner Bindung an eine DIN A4-Seite. Und eine typische, grafisch hoch aufbereitete HTML-Seite ist für die automatische Auswertung nahezu untauglich. Für Datenbanken und Content-Management-Systeme sind solche Inhalte Black Boxes, undurchsichtige Objekte, die bestenfalls im Volltext durchsuchbar sind.
XML hingegen kodiert Inhalte und macht Dokumente transparent:
transparent für die Verwaltung und automatisierte Verarbeitung in einer Datenbank
transparent für unterschiedliche Nutzungsformen (z. B. verschiedene Ausgabemedien)
transparent für unterschiedliche Nutzer (z. B. einen sehenden Menschen, einen blinden Menschen oder einen Computer)
White Box statt Black Box - strukturierte Inhalte sind für das Informationsmanagement besonders wertvoll.XML-basierte Informationseinheiten, seien es Texte oder Grafiken, können im Informationsmanagement auch eine aktive Rolle spielen. Sie können automatisch am Workflow teilnehmen, weil ihre Inhalte Abläufe steuern können (z. B. Besprechungsprotokolle, Formularwesen des Qualitätsmanagements), oder sie können ihre Inhalte selektiv, kontextbezogen und zielgruppengerecht präsentieren.
Aus Sicht des Informationsmanagements kommt bei XML-Grafiken (SVG) noch ein weiterer Vorteil hinzu: Wegen der XML-bedingten Automatisierbarkeit wird es technisch und wirtschaftlich möglich, nicht nur textuelles Material, sondern auch grafisch aufbereitete Daten als qualitativ hochwertigen Informationsträger einzusetzen, z. B. Übersichtsdiagramme, didaktisch aufbereitete interaktive Darstellungen technischer Zusammenhänge, Präsentation von Zahlenmaterial, grafische Projektplanungs- und Projektverlaufsunterlagen.
Natürlich ist der flächendeckende Ersatz der etablierten Office-Anwendungen durch XML-basierte Systeme eine Utopie. Ein Knackpunkt ist daher die Erschließung von Inhalten aus Office-Dokumenten.
Topic Maps - Themennetze
Topic Maps werden manchmal plakativ als das "GPS des Informationsuniversums" beschrieben. So wie eine Landkarte eine schematische Sicht auf eine reale Landschaft ermöglicht und bestimmte Merkmale der Landschaft (z. B. Städte, Straßen, Flüsse) markiert, kann eine Topic Map wichtige Merkmale eines Informationsbestands festhalten und in Bezug zueinander setzen. So wie ein GPS-Empfänger die eigene Position auf der Karte feststellt, kann eine Topic Map die Orientierung in einer virtuellen Welt vernetzter Dokumente herstellen.
Das klingt etwas exotisch, hat jedoch durchaus praktische und sehr weit gefächerte Anwendungen: Mit einer Topic Map lassen sich beispielsweise die klassischen Navigationselemente technischer Dokumentation (Inhalt, Index, Glossar etc.) in einheitlicher Weise beschreiben; eine andere Topic Map könnte die inhaltliche Vernetzung von Artikeln in einem Lexikon ausdrücken (Person A wurde geboren in Stadt B, B liegt in Land C, Oper D wurde komponiert von A, Person E war Zeitgenosse von A …) und für "siehe auch"-Verweise sorgen (andere Werke dieses Komponisten, andere Städte in diesem Land etc.).
Topic Maps sind recht abstrakte Gebilde. Wo typische XML-Inhalte (z. B. eine XHTML-Seite oder eine SVG-Datei) noch eine definierte Optik besitzen und auf Papier druckbar sind, verrichten Topic Maps - ähnlich wie eine relationale Datenbank - ihren Dienst im Hintergrund. Sie werden typischerweise eingesetzt, um Navigation und Benutzbarkeit von webbasierten Informationssystemen zu erhöhen, z. B. in Enterprise Information Portals.
Topic Maps sind im Idealfall eine Art ruhender Gegenpol zum dynamischen Informationsbestand, weil die in ihnen beschriebenen Zusammenhänge im Gegensatz zu wechselnden Dokumenten langlebig sind und auch losgelöst von den verknüpften Dokumenten einen Informationsgehalt haben. Topic Maps kodieren Wissen. Man geht davon aus, dass es mit Topic Maps möglich sein wird, unterschiedlichste Informationsbestände logisch miteinander zu vernetzen.
Fazit
Die beste Strategie beim Umgang mit Unternehmensdokumenten ist, eine möglichst gute Basis für heute verfügbare Systeme des Informationsmanagements bereitzustellen und damit zugleich auf Lösungen des Wissensmanagements von morgen vorbereitet zu sein. XML als technische Basis ist ein wichtiger Schritt in diese Richtung. «
Weitere Informationsquellen und Internet-Links zum Thema XML finden Sie auf der Website des Autors unter www.jochen-schwarze.de.
Stichwort 'Strukturierte Information'
Inhalte formal strukturieren, das bedeutet Gliederung und Logik eines Dokuments so zu erfassen, dass diese nicht nur für den menschlichen Leser, sondern auch für einen Computer sinnvoll greifbar sind. Das Dokument wird so zu einer Art Datenbank, die ausgewertet und gezielt nach bestimmten Inhalten durchsucht werden kann.
Beispielsweise ein typisches Besprechungsprotokoll als Word-Dokument: Die Liste der Teilnehmer, die gefassten Beschlüsse etc. sind im Fließtext oder in Tabellen vergraben und können bestenfalls mittels Volltextsuche wiedergefunden werden. In strukturierten Dokumenten hingegen sind solche Passagen identifizierbar: Man könnte sich die Beschlüsse des vergangenen Monats aus der eigenen Abteilung gezielt zusammenstellen lassen oder die Teilnehmer einer bestimmten Besprechung über eine abgeschlossene Aktion informieren.
Je strukturierter der Inhalt, desto länger und nachhaltiger ist übrigens auch die Informations-Wertschöpfungskette. Eine technische Zeichnung beispielsweise könnte ohne Bruch den gesamten Prozess durchlaufen von Konstruktion über Entwicklung und technische Dokumentation bis hin zur didaktisch aufbereiteten Schulungsunterlage und der interaktiven Explosionszeichnung für den Ersatzteilkatalog. Hier stellt SVG eine Basistechnologie dar, die eine solche Wertschöpfungskette zwar längst nicht trivial macht, aber sie doch von der Schublade 'Utopie' in die Schublade 'technisch machbar' befördert. |